Lo primero que debes tener en cuenta es que una reunión virtual es muy similar a una reunión presencial. Hoy en día existen multitud de aplicaciones informáticas (Teams, Zoom, GoToMeting, Facetime…) que permiten realizar una videoconferencia de forma sencilla y, en muchos casos, gratuitamente.
Una vez tengas la herramienta seleccionada, envía una invitación de reunión a cada uno de los participantes de tu reunión. En ella deberá aparecer el día, el horario, una breve descripción o título y el enlace directo a la misma.
La primera recomendación que te hacemos es que establezcas en una lista los temas que quieres tratar en la reunión. Esto, al igual que en una reunión presencial, te servirá de ayuda para abordar los asuntos que te interesan de forma eficiente. Es conveniente que la compartas con los asistentes de la misma para que tengan un orden del día y ellos también puedan prepararse la reunión.
En cuanto a la localización, busca un espacio donde tengas buena luz, que esté libre de posibles distracciones tanto para ti como para los que te están viendo por la pantalla, que tenga buena conexión a internet y en la que no haya ruidos. Utilizar microcascos te ayudará a reducir considerablemente posibles sonidos molestos y, además, se te escuchará mejor.
Si es posible, la pantalla de tu ordenador debe estar a la altura de tus ojos, así la cámara quedará alineada con tu mirada y tendrás un aspecto más natural. Si utilizas un ordenador portátil, por ejemplo, puedes colocar unos libros debajo de éste o un soporte que te permita elevarlo.
Una vez estéis en la reunión, respeta los temas y tiempos marcados en el orden del día, no interrumpas si alguien está hablando y pide la palabra si quieres intervenir. Como consejo, te recomendamos silenciar tu micrófono cuando no estés hablando para evitar ruidos que obstaculicen la comunicación.
Por último, te será útil hacer un acta de la reunión que refleje los acuerdos llegados, las tareas pendientes para cada persona y los próximos pasos. ¡Compártela con el resto de los asistentes!
