La pandemia ha obligado a cambiar los modos y flujos de trabajo de las empresas y a implantar, cada vez más, el teletrabajo. En todo este cambio ha sido muy importante la implementación de algunas herramientas que permiten el trabajo en remoto manteniendo la organización y productividad deseadas.
Así, para que el trabajo siga siendo eficiente a pesar de la distancia, se deben seguir una serie de recomendaciones:
- Mantener la comunicación en los equipos de trabajo con reuniones virtuales para sustituir las reuniones presenciales.
- Gestionar las diferentes tareas y proyectos de la empresa con herramientas online compartidas.
- Tener una carpeta en la nube para que los trabajadores tengan acceso a documentos y archivos comunes.
- Mantener por vía telemática las relaciones con clientes y proveedores.
- Hacer copias de seguridad de la documentación.
Para ello, algunas de las herramientas más utilizadas son:
Canales de comunicación
Una de las herramientas de trabajo más utilizada es Slack. Esta plataforma permite crear un entorno de trabajo con los distintos miembros del equipo, así como con los colaboradores. A través de esta aplicación, se pueden mandar mensajes a todos los miembros e iniciar conversaciones privadas con una o varias personas.
Herramientas para realizar videollamadas
Microsoft Teams es una de las aplicaciones extendidas entre las empresas a la hora de hacer llamadas virtuales, ya que ofrece la posibilidad de hablar por chat, por videoconferencia, por llamada e, incluso, cuenta con soporte de almacenaje para archivos. Además, al ser un producto de Office 365, se integra sin problema con otras de sus aplicaciones como Word, Excel o PowerPoint.
Otra aplicación útil para realizar reuniones virtuales es Zoom -disponible para Mac, Windows, Linux, iOS y Android- que permite realizar reuniones individuales y de grupo. Algunas de sus opciones más útiles son: compartir el escritorio, pizarras y anotaciones, así como la grabación en video de las reuniones en formato MP4.
Herramientas para gestionar proyectos
Trello es una herramienta muy útil para la organización y planificación de proyectos. Una de sus principales características es lo fácil e intuitiva que es. La forma de trabajar se basa en la creación de tableros (tipo corcho) con diferentes pestañas (tipo Post-It) en las que se señala el nombre de la tarea, sus especificaciones y el plazo para finalizarla. Se pueden escribir comentarios y mantener conversaciones con las personas con las que quieras compartir cada tarjeta.
Asana es otra es de las aplicaciones para trabajar en equipo y gestionar de forma eficiente la gestión de proyectos. Se organiza en torno a una serie de tareas en las que se pueden incluir: descripciones, el timing, comentarios o subir archivos. Tiene una función muy práctica que incluye una casilla de verificación para indicar el estado de la tarea o que ya se ha completado.
En este punto también se puede hacer uso de Microsoft Teams ya que es un centro de trabajo en equipo donde además de poder hacer reuniones y llamadas, es posible la creación de equipos con plantillas personalizables desde las que se pueden organizar flujos de trabajos. Además, se puede hacer uso de extensiones de mensajes personalizados, automatizar las menciones, compartir informes y gráficos e incluso la aprobación automática de solitudes de turno de trabajo en escenarios donde no se necesita la aprobación del director.
Herramientas para gestionar documentos
Si lo que quieres es crear flujos de trabajo y documentar los procesos, Notion será una herramienta muy útil para ti, ya que permite crear diferentes espacios de trabajo y, en ellos, crear documentos, notas, tablas, calendarios, o subir archivos…Para conseguir los flujos de trabajo, la herramienta admite compartir todos los archivos para que los usuarios actualicen y modifiquen los documentos.
Google Docs es otra herramienta de gestión de documentos que puede ser interesante, ya que permite utilizar diversas plantillas para los documentos, tiene edición inteligente (autocorrector) así como elementos que facilitan la colaboración para crear y editar proyectos. Además, tiene acceso móvil para que los usuarios puedan acceder desde cualquier sitio.
Herramientas para tener a salvo los documentos
Google Drive permite tener todos los archivos de tu negocio organizados en carpetas y almacenados en la nube. Es una herramienta cómoda puesto que se puede compartir con otras personas documentos y carpetas.
La otra alternativa es Dropbox Business, una herramienta que permite almacenar archivos en la nube y trabajar en equipo con diferentes usuarios.
Herramientas para una buena gestión con clientes y proveedores
La relación con los clientes y proveedores debe ser igual de sólida si trabajas en modalidad teletrabajo. Por ello, es muy importante trabajar con CRM’s (Customer Relathionship Management). Este software permite trazar comunicaciones con ellos para saber en qué punto están, qué problemas han surgido…
Es el ejemplo de Hubspot, uno de los programas que mejor se integra con otras aplicaciones como las mencionadas anteriormente. La aplicación permite tener contactos ilimitados, una buena integración con Gmail para programar correos o incluso disponer de bots para una atención al cliente de manera automatizada.
En definitiva, existe una gran variedad de programas fáciles de utilizar necesarios para un buen teletrabajo. Es por ello que es muy importante conocer los beneficios de cada herramienta y así sacar el mayor rendimiento al trabajo a distancia.
FUENTE: CÁMARA ESPAÑA
